Halo Kawan Bicara! Dalam bisnis modern saat ini, kualitas layanan atau service excellence sudah menjadi salah satu faktor kunci yang menentukan kesuksesan sebuah perusahaan. Sayangnya, banyak perusahaan masih enggan meningkatkan service excellence karena takut harus mengeluarkan investasi besar.
Nah, tak perlu risau! Dalam artikel ini, kita akan bahas 8 cara instan yang bisa segera diterapkan untuk menaikkan standar pelayanan perusahaan tanpa butuh budget besar. Yuk kita simak satu per satu!
1. Evaluasi dan Survey Kepuasan Pelanggan
Cara paling mudah untuk mulai meningkatkan service excellence perusahaan adalah dengan melakukan survei evaluasi terhadap kepuasan konsumen. Pengumpulan data dan masukan langsung dari customer ini dapat membantu kita mengidentifikasi titik lemah layanan yang perlu diperbaiki.
survei bisa dilakukan secara berkala melalui kuesioner daring, telepon, ataupun wawancara langsung. Analisis hasil survei lalu bisa menjadi acuan perbaikan standar pelayanan selanjutnya.
Baca juga : 8 Langkah Menciptakan Service Excellence yang Sukses
2. Pemberian Insentif dan Bonus Kinerja
Salah satu cara terbaik memacu semangat dan motivasi karyawan dalam meningkatkan kualitas layanan adalah lewat pemberian insentif atau bonus kinerja. Reward finansial atas pencapaian target service excellence ini bisa memotivasi seluruh lini perusahaan.
Bonus bisa diberikan baik secara individu bagi karyawan berprestasi maupun bagi seluruh tim atau departemen dengan capaian tertentu. Pemberian insentif tidak harus besar asalkan konsisten dan fair.
3. Pelatihan Rutin Karyawan Customer Service
Investasi terbaik lainnya untuk menaikkan standar pelayanan perusahaan adalah dengan rutin mengadakan pelatihan service excellence bagi para karyawan, terutama yang berinteraksi langsung dengan pelanggan.
Training bisa berfokus pada aspek komunikasi efectif, keterampilan mendengarkan aktif, manajemen keluhan, hingga pemberdayaan karyawan dalam pengambilan inisiatif dan keputusan.
Baca juga : Service Excellence: Memahami 3 Konsep Penting untuk Keunggulan Layanan
4. Menerapkan Standard Operation Procedure (SOP) Pelayanan
Salah satu langkah mudah meningkatkan konsistensi dan kualitas layanan perusahaan adalah dengan membuat SOP atau standar prosedur operasional yang jelas. SOP bisa mencakup berbagai proses, mulai dari cara menyambut pelanggan, standar waktu respon, hingga penanganan masalah dan keluhan customer.
Dengan SOP yang terdokumentasi rapi, performa service excellence seluruh lini perusahaan bisa dimonitor dan dievaluasi dengan lebih akurat. SOP pelayanan prima juga memastikan tidak ada pelanggan yang “terjatuh” di antara persimpangan proses.
5. Memperbaiki Tampilan dan Suasana Layanan
Salah satu upaya yang kerap terlupakan dalam meningkatkan service excellence adalah memperbaiki tampilan fisik dan suasana layanan perusahaan. Untuk tujuan ini tak selalu butuh anggaran besar.
Dari hal sederhana seperti performa wifi, dekorasi ruang tunggu, aroma ruangan, soundtrack yang diputar, hingga pencahayaan yang nyaman dan bersih bisa memberi dampak besar terhadap perceived service quality di mata pelanggan.
Baca juga : Mengenal 4 Pilar Service Excellence: Fondasi Layanan Unggul
6. Memanfaatkan Media Sosial dan Chatbot
Platform digital seperti media sosial (IG, FB, Twitter) dan chatbot (WhatsApp, Telegram) semakin banyak dimanfaatkan customer saat ini untuk berinteraksi dengan brand. Media social bisa menjadi salah satu channel service excellence perusahaan tanpa perlu penambahan staf khusus.
Selain sebagai media promosi dan publikasi konten, sosial media juga bisa dimanfaatkan sebagai platform pengaduan dan layanan pelanggan digital yang responsive. Demikian juga chatbot bisa mengakomodasi customer support dan layanan dasar bagi konsumen dalam skala besar secara real-time.
7. Mendorong Partisipasi Karyawan Dalam Pengambilan Keputusan
Salah satu hal sederhana namun cukup efektif untuk meningkatkan service excellence perusahaan adalah dengan mendorong partisipasi aktif karyawan, terutama yang berada di garis depan, dalam pengambilan inisiatif dan keputusan terkait pelayanan pelanggan.
Dengan otoritas membuat keputusan terbatas ini, karyawan customer service bisa segera mengambil tindakan yang diperlukan (seperti kompensasi, refund) untuk memuaskan dan memecahkan masalah customer. Hal ini juga bisa meningkatkan kepuasan dan retensi karyawan.
Baca juga : Soft Skill: Pengertian, Manfaat, Contoh, dan Cara Meningkatkannya
8. Melakukan Benchmark Secara Rutin
Terakhir, salah satu taktik terbaik memacu peningkatan standar kualitas layanan perusahaan secara berkelanjutan adalah dengan rutin melakukan benchmark. Bandingkan performa pelayanan perusahaan Kawan Bicara terhadap kompetitor atau leader di industri.
Benchmark bisa mencakup berbagai aspek seperti kecepatan respon, fasilitas layanan, program loyalitas pelanggan, hingga tingkat retensi dan rekomendasi konsumen. Hasil benchmark ini kemudian bisa menjadi target perbaikan service excellence ke depannya.
Nah, itu dia 8 tips praktis yang bisa langsung diterapkan guna menaikkan level service excellence perusahaan tanpa harus menggelontorkan investasi besar-besaran. Penerapan konsisten dari strategi di atas pasti akan secara signifikan meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan perusahaan Kawan Bicara.
Pertajam keterampilan Anda dan tingkatkan keunggulan layanan dengan mengikuti pelatihan terbaik di Talkactive. Mari raih kesuksesan bersama!
