Email adalah alat komunikasi dalam bisnis yang cepat, mudah, dan aksesibel. Penggunaan email dapat memudahkan perusahaan untuk membagikan pesan secara efektif dan efisien, baik itu berupa teks, dokumen, maupun gambar. Cara Anda menulis email perusahaan akan memengaruhi bagaimana pandangan penerima email terhadap perusahaan Anda. Berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam berkomunikasi melalui email resmi perusahaan.
1. Kenali target penerima email
Sebelum dapat menulis email dengan sesuai, Anda harus terlebih dahulu mengetahui kepada siapa Anda akan mengirimkan email. Jika memungkinkan, arahkan langsung email tersebut kepada seseorang yang mengenal Anda dalam perusahaan tersebut. Jika tidak, pelajari nama dan jabatan dari orang yang akan menerima email Anda. Email yang diawali dengan sapaan kepada nama spesifik akan terkesan lebih personal sehingga cenderung mendapatkan respons.
2. Beri judul
Judul yang digunakan dalam menulis email resmi perusahaan harus mewakili tujuan dari penulisan email tersebut. Kemudian, pastikan judul dikemas secara ringkas, tetapi tetap jelas.
3. Tulis salam pembuka dan penutup
Salam pembuka dan penutup telah menjadi etika dasar dalam penulisan email. Biasanya, sebuah email resmi yang bersifat formal diawali dengan penulisan:
Yth.
Pimpinan perusahaan (disesuaikan dengan nama dan perusahaan penerima email)
Di tempat (disesuaikan dengan alamat perusahaan penerima email)
Untuk salam penutup, jangan lupa pula untuk meberikan ucapan terima kasih atas perhatian penerima email.
4. Perkenalkan diri dan sampaikan tujuan
Email yang baik harus memiliki tujuan yang jelas. Setelah selesai menulis isi email, baca kembali email tersebut. Pastikan tujuan yang Anda tuliskan dapat dengan mudah dipahami oleh penerima email.
5. Periksa kembali
Setelah selesai menuliskan email, periksa kembali apa yang telah Anda tulis. Pastikan Anda telah menggunakan bahasa yang baik dan benar. Pastikan pula tulisan Anda terhindar dari kesalahan pengetikan. Apabila Anda turut melampirkan dokumen maupun gambar, cek kembali apakah Anda telah mencantumkan dokumen ataupun gambar yang benar.
Lima hal tersebut adalah cara yang dapat Anda gunakan untuk berkomunikasi dengan email resmi perusahaan. Dalam menjalankan perusahaan, Anda juga perlu memiliki kemampuan berkomunikasi secara verbal dan nonverbal. Untuk itu, Talkactive.id menyediakan kelas-kelas yang dapat meningkatkan kemampuan komunikasi Anda. Informasi lebih lanjut dapat diakses melalui Instagram @talkactive.id serta website https://www.talkactive.id.
Penulis: Danissa Rizkiyanti Novatrisha
