Mendengar kata event organizer mungkin sudah tidak asing lagi bagi sebagian dari kita. Sebab sekarang ini kehadirannya banyak dijumpai pada acara-acara besar yang melibatkan banyak orang. Banyak yang memilih menggunakan jasa event organizer ini karena berbagai hal, seperti keterbatasan dalam hal sumber daya dan keterbatasan waktu. Event organizer menjadi pilihan yang paling tepat untuk mereka yang tidak memiliki waktu longgar. Jasa event organizer merupakan salah satu jenis jasa yang memiliki banyak peminat untuk saat ini. Apalagi cakupan event organizer sangat luas, tidak hanya satu jenis acara saja melainkan berbagai acara dapat dihandle dengan baik.
Event Organizer adalah penyelenggara yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengelola, mengatur suatu acara agar berjalan secara efektif dan efisien. Pekerjaan utamanya adalah mencari target pasar serta lokasi acara yang akan dijalankan. Menjadi event organizer memerlukan keterampilan komunikasi yang khusus karena akan dihadapkan dengan banyak klien yang terlibat dalam suatu acara.
Seorang event organizer bukan hanya memiliki tugas untuk mencari target pasar audiens, perencanaan anggaran serta konsep juga merupakan tugas lain untuk memperlancar suatu acara. Berikut timeline cara kerja event organizer dalam menghandle suatu acara:
1. Menyusun Konsep Acara
Cara kerja pertama dalam event organizer adalah menyusun konsep acara yang akan dilaksanakan dengan team inti. Hal-hal yang perlu dibahas adalah tema acara, lokasi, waktu, pengisi acara, hiburan, dan lainnya. Dengan menyusun konsep acara yang menarik tujuannya agar para pengunjung yang datang bisa berkesan sehingga dibicarakan banyak orang.
Baca juga : Tips Persiapan Presentasi Terbaik: 5 Hal yang Harus Disiapkan Sebelum Memulai Presentasi
2. Perumusan Teknis Acara
Jika konsep acara sudah jadi, langkah selanjutnya adalah merumuskan teknis acara. Kamu harus teliti tentang apa saja yang dibutuhkan, ada satu hal saja yang terlewat maka akan berdampak terhadap pelaksanaan acaranya. Untuk itu, kamu bisa menyusun checklist apa saja yang harus dipenuhi agar tidak ada yang terlewat. Contoh saja saat membuat konsep acara pameran komputer, maka kamu harus memikirkan tentang lokasi, hari, pengisi acara, brand dan lainnya.
3. Penyusunan Anggaran
Setelah konsep dan teknis acara sudah jadi, langkah selanjutnya adalah menyusun anggaran untuk acara. Dengan penyusunan yang rinci, kamu bisa menghitung kira-kira berapa biaya yang diperlukan. Dalam teknisnya, anggaran ini akan dibagi lagi menjadi beberapa bagian seperti: keperluan administrasi, pengisi acara, SDM tambahan, konsumsi, akomodasi dan transportasi, promosi dan publikasi, sewa lokasi, panggung, sound dan lighting, dekorasi acara, dll.
4. Pembagian Tugas
Jika penyusunan anggaran sudah selesai, langkah selanjutnya adalah pembagian tugas sesuai divisi masing-masing. Tujuannya agar masing-masing divisi bisa bertanggung jawab terhadap jobdesk masing-masing. Pastikan semua anggota sudah mendapatkan tugas masing-masing, agar pembagiannya merata. Usahakan setiap divisi sudah diisi orang yang berpengalaman.
5. Pendanaan
Tahapan kelima dalam event organizer adalah pendanaan. Ada beberapa sumber pendanaan yang bisa digali, jika acaranya bekerjasama dengan instansi atau perorangan tinggal menyodorkan saja rincian biaya totalnya. Untuk pelaksanaan event dengan sumber dana dari pihak luar, kamu bisa mencari donatur dan juga bekerjasama dengan pihak sponsor yang tertarik dengan event yang akan diselenggarakan. Buat list mengenai donatur dan sponsorship yang akan ditarget menjadi sumber pendanaan, usahakan sesuai dengan tema acara agar sponsor mau mengeluarkan budget marketing mereka untuk dimasukan dalam event yang akan dilaksanakan.
6. Persiapan acara
Keenam adalah tahapan persiapan acara. Jika acaranya besar, EO akan mempersiapkannya jauh-jauh hari. Biasanya EO membuat timeline dengan memberikan deadline pada setiap divisi masing-masing, tujuannya agar pembagian tugas tidak molor sehingga tidak mengganggu divisi yang lainnya. Jika sudah dekat tinggal hitungan hari, biasanya EO akan mengadakan gladi bersih untuk memastikan semuanya sudah siap dengan sempurna. Semua divisi akan dihadirkan agar bisa tahu kalau ada kendala sebelum acara dilaksanakan.
Baca juga : Ingin Sukses Menjadi Moderator? Ini Caranya!
7. Pelaksanaan acara
Terakhir adalah tahapan pelaksanaan acara. Pada tahapan ini belum berakhir sepenuhnya, karena pihak event organizer akan terjun langsung saat acara. Banyak hal yang bisa tidak sesuai dengan rencana awal, untuk itu setiap divisi harus menyiapkan plan cadangan jika terjadi sesuatu yang tidak diinginkan. Selalu lakukan koordinasi dengan penanggung jawab acara agar saat terjadi hal yang tidak sesuai harapan, bisa mengambil keputusan dengan cepat.
8. Evaluasi kegiatan
Tahapan yang paling penting adalah melakukan evaluasi secara menyeluruh dari pelaksanaan acara. Evaluasi ini bisa dimulai dari penetapan jobdesk, ramainya peserta, hingga teknis pelaksanaan apakah sudah sesuai atau belum.Tahapan ini sangat penting agar ke depannya lebih baik lagi.
Dapat disimpulkan bahwa peran event organizer sangat penting dalam sebuah acara, karena mereka dapat mengkoordinasikan, merencanakan, dan mengatur sebuah acara untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan.
Oleh sebab itu, apabila Kawan Bicara ingin menjadi event organizer, maka keterampilan komunikasi dan manajemen harus Kawan Bicara kuasai. Hal tersebut digunakan untuk menjalin koneksi atau jaringan dengan orang lain, sehingga dapat lebih mudah untuk menyelenggarakan sebuah acara. Nah, jika Kawan Bicara ingin melatih skill komunikasi atau butuh bantuan kami untuk menghandle special event yang tepat sasaran dapat langsung berkonsultasi dengan time o dari talkactive!
