Dalam dunia bisnis, komunikasi yang efektif menjadi kunci keberhasilan sebuah perusahaan. Salah satu hal yang penting dalam komunikasi bisnis adalah memahami tahapan-tahapan yang perlu dilalui agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik oleh pihak yang dituju. Oleh karena itu, dalam artikel ini kita akan membahas lebih lanjut tentang tahapan komunikasi bisnis yang perlu Anda ketahui.

Dalam menjalankan sebuah bisnis tentunya dibutuhkan komunikasi yang baik antar sesama tim maupun partner. Dalam sebuah bisnis ada yang namanya proses brainstorming dimana pelaku  bisnis dan timnya harus dapat menyamakan ide dan pikiran sehingga terciptalah sebuah komunikasi bisnis yang efektif.

Komunikasi bisnis yang efektif adalah proses mendengar dan berbicara dua arah. Rasa saling menghormati dalam komunikasi bisnis adalah salah satu komponen terpenting yang harus diterapkan.

Bagi pegiat bisnis komunikasi pasti sudah menjadi kegiatan yang tidak bisa dihindari, contohnya saja saat melakukan meeting. Kita dituntut untuk menyampaikan ide dan pemikiran untuk membangun bisnis yang lebih baik.

Namun, pada saat melakukan meeting tentu sering terjadi perdebatan yang dapat menyebabkan kegagalan dalam menyampaikan komunikasi bisnis. Untuk menghindari hal tersebut kita perlu memahami tahapan-tahapan komunikasi bisnis yang efektif berikut ini:

1. Lakukan Perencanaan yang Matang

Sebelum melakukan komunikasi bisnis yang efektif tentu diperlukan perencanaan awal yang matang untuk mendapatkan perhatian penerima pesan. Komunikasi dapat dimulai dengan Menyusun kalimat yang jelas dan mudah dimengerti

Jangan biarkan klien bersikap menggaruk-garuk kepala, salah paham, atau bahkan mungkin mengabaikan pesan itu karena pentingnya pesan itu tidak dijelaskan dengan baik. Karena kita hidup di zaman kepuasan instan, jika maksud dan tujuan tidak disampaikan dan dipahami dengan baik, kita akan kehilangan audiens. Rencanakanlah apa yang ingin kita katakana dan nyatakan tujuan diskusi di awal terjadinya komunikasi.

 

2. Hilangkan Asumsi

Banyak hubungan bisnis memiliki aturan yang tak terucapkan dan berlandaskan pada asumsi. Hal tersebut mungkin bekerja untuk sementara waktu, namun akan lebih baik jika semua pihak untuk saling terbuka dalam mengomunikasikan kebutuhan dan harapannya.

Asumsi sering menyebabkan kesalahpahaman yang dapat meningkat menjadi situasi yang sulit. Dengan berasumsi keadaan yang semula baik bahkan bisa menjadi buruk, oleh karena itu diperlukannya komunikasi bisnis yang efektif yang dapat membawa perubahan positif.

Baca juga: Yuk, Kenali Prinsip Dasar Bernegosiasi Dalam Bisnis

3. Bersikap Profesional Tanpa Membawa Perasaan

Bersikap profesional menjadi kunci utama dalam menjalankan sebuah proses komunikasi bisnis, dimana biasanya akan ada perbedaan pendapat dari tim sebelum melakukan komunikasi.

Tidak bisa dipungkiri bahwa akan ada sedikit ruang yang bersifat emosional ketika membuat keputusan efektif. Maka dari itu, sangat penting bagi kita untuk tidak melibatkan perasaan dalam saat bekerja.

Bersikaplah lebih profesional agar bisa menerima masukan dari tim. Dengan begitu, pesan yang akan disampaikan pada target konsumen bisa menjadi lebih matang, jelas, dan lebih baik lagi.

Jika ada keputusan yang kurang kamu setujui, maka ajaklah tim untuk berdiskusi sehingga ditemukan jalan tengahnya, sehingga kekompakan tim akan tetap terjaga.

 

4. Miliki Sikap yang Taktis dan Efisien

Dalam menciptakan komunikasi bisnis yang baik secara tertulis, penting untuk kita mempertimbangkan cara yang lebih efektif seperti menggunakan email daripada menulis surat beberapa paragraf.

Kemudian dalam hal pertemuan langsung, panggilan konferensi, dan konferensi video, pastikan adanya ketepatan waktu yang baik. Dalam penyampaian pesan usahakan untuk tidak bertele-tele agar pesan dapat tersampaikan dengan baik dan jelas sebelum waktu berakhir.

Baca juga: 5 Tips Komunikasi Efektif Dalam Kehidupan Bersosial

5. Gesit Dalam Melakukan Tindak Lanjut

Dalam proses komunikasi bisnis jika ada keterbatasan waktu untuk membahas semuanya, sebaiknya kamu bisa membaginya menjadi 2 sesi pertemuan, dengan cara di akhir pertemuan kamu bisa memberitahu bahwa ada beberapa hal penting lainnya yang akan di tindak lanjuti dalam pertemuan selanjutnya. Dengan begitu partner bisnismu tidak akan merasa bingung atau merasa digantung dan hubungan bersama rekan kerja pun akan terjaga dengan baik.

 

6. Belajar Menjadi Seorang Pendengar yang Baik

Sebagai seorang komunikator yang baik dalam melakukan komunikasi bisnis, memang dibutuhkan sifat seorang pendengar. Dengan begitu, kamu bisa memberikan kesempatan kepada orang lain untuk mengutarakan pendapat atau isi pikirannya. Sehingga akan tercipta komunikasi dua arah yang baik.

Baca juga: Komunikasi Antar Pribadi / Personal : Pengertian, Sifat, dan Tujuan

7. Usahakan Untuk Memberikan Tanggapan

Selain menjadi pendengar yang baik, tanggapan atau umpan balik juga diperlukan dalam komunikasi bisnis yang efektif. Pasalnya dengan memberikan tanggapan dapat dinilai untuk melihat keefektifan suatu komunikasi.

Itulah 7 tahapan komunikasi bisnis yang dapat Kawan Bicara lakukan. Khususnya untuk menjaga hubungan bisnis dengan partner, tim, dan audience. Begitu pentingnya skill komunikasi untuk dikuasai dengan baik selain untuk kelancaran bisnis, soft skill tersebut juga meningkatkan kepercayaan diri Kawan Bicara. Jika Kawan Bicara ingin memperkuat skill komunikasi, Kawan Bicara bisa langsung daftar kelas di Talkactive.id

Author: Tania Salsabilla